AкваБайт
8 923 15 15 911
Единая служба сервиса по Сибири

Как сократить время на расчет зарплаты

Начисление и расчет заработной платы, как известно, дело трудоемкое, хлопотное и не совсем приятное. Особенно, если делается все на бумаге с использованием калькулятора, или даже в таблицах Excel. Именно таким образом и работает большинство заведений до сих пор. Но лично я давно уже научился «правильно» начислять и выплачивать зарплату. Что значит правильно? А вот что...

Первым делом всем сотрудникам, от уборщицы до управляющего, нужно выдать магнитные карты. Благодаря магнитным картам в системе автоматизации ресторана можно увидеть время прихода\ухода  сотрудников, а также количество отработанных дней. Так называемые «явки». Даже у меня есть такая карта, мне же интересно, сколько часов в месяц я работаю. Если вы добьетесь того, что сотрудники будут всегда отмечаться в системе, то вы на полпути к успеху! Я пользуюсь системой автоматизации для ресторанов iiko, где учет рабочего времени ведется автоматически, поэтому мои сотрудники сами заинтересованы в том, чтобы вовремя отметиться, приходя на работу. Остальное зависит исключительно от вас: как вы настроите систему и как будете пользоваться полученным результатом.

 

СОЗДАНИЕ СМЕН И НАСТРОЙКА СИСТЕМЫ

Немного о настройке системы. Здесь все очень просто. Настройка делается один раз, но ее можно откорректировать, если потребуются какие-то изменения. Например, если поменяется штатное расписание или часы работы заведения.
 
Итак, нам нужно занести сотрудника в Справочник сотрудников. Заполните самые необходимые пункты: имя и фамилию, должность (выбрать из списка), номер карты, повременной тариф, процент с продаж и с какой даты применить настройки.
 
Совет: не следует заводить в системе несколько однотипных должностей. Например, Повар горячего цеха и Повар холодного цеха – это все просто Повар! Далее я объясню почему. В моем справочнике используются следующие должности: генеральный директор, управляющий, менеджер, бармен (бармен, бар-менеджер – это все бармен), официант, повар (шеф-повар, су-шеф, кондитер – это все повар), посудомойщик (уборщик, котломойщик – можно сюда же), хостесс, системный администратор, охрана, бухгалтер (кассир, бухгалтер, технолог, снабженец, экспедитор – это все бухгалтер). У этих должностей (и, соответственно, сотрудников) назначены соответствующие права.
 
Затем в справочнике «Типы смен» мы назначаем смены. Чтобы все выставить правильно, начните с анализа вашего текущего списка смен, выявите однотипные, сгруппируйте их, и не «раздувайте» этот справочник.
Рассмотрим варианты смен для разных должностей. Предположим, что у вас две смены, «утренняя» и «дневная». Например, часть сотрудников приходит к 09:30 утра, а вторая часть – к 12:00. В этом случаем мы для каждой должности создаем две смены. Рассмотрим примеры заполнения данных по основным должностям.

Полное наименование: БАРМЕН_09.30   

Краткое наименование: БАР_09.30  

Время начала: 09.30 
Время окончания: 21.00 
Ставка за смену: N. (Если сюда поставить сумму почасового тарифа, которая отличается от карточки сотрудника, то при расчете зарплаты ставка будет браться именно отсюда.)

Использовать только для одной должности: бармен. (Так удобнее).

 

Полное наименование: БАРМЕН_12.00

Краткое наименование: БАР_12.00

Время начала:12.00
Время окончания: 23.00
Ставка за смену: M.  

Использовать только для одной должности: бармен.

Для сотрудников кухни делаем что-то подобное: Полное наименование:ПОВАР_ГЦ_ДЕНЬКраткое наименование:ПВРГЦ_ДЕНЬ Время начала: 10.30Время окончания:23.00 Ставка за смену: X.  Использовать только для одной должности: повар.
Полное наименование:ПОВАР_ХЦ_ДЕНЬ Краткое наименование:ПВРХЦ_ДЕНЬ  Время начала:10.30 Время окончания:23.00   Ставка за смену: Y.  Использовать только для одной должности:повар.
 
Для сотрудников, работающих на складе, создаем одну смену: Полное наименование: ОФИС  Краткое наименование:ОФИС   Время начала: 10.00Время окончания: 23.00  Ставка за смену: Z. (Ничего не указываем, так как эта смена относится ко многим должностям, а ставки у всех разные).   Использовать только для одной должности: _____. Не заполняем.
 
Совет: Если у вас возникнут какие-то разовые отклонения во времени работы сотрудников, то можно вручную внести исправления в графиках/табелях работы. Но если отклонения во времени работы сотрудников носят системный характер – смело меняйте старые типы смен или создавайте новые.
Когда в соответствующие справочники внесены все сотрудники и созданы типы смен, можно приступать к заполнению графиков работы и планированию фонда заработной платы (ФЗП).

 

ГРАФИКИ РАБОТЫ (РАСПИСАНИЕ)

Здесь все просто. Каждое подразделение (зал, кухня, технический персонал) вам предоставляет свои варианты графиков на бумаге, а вы вводите их в программу. Следует обратить внимание на ввод расписания «окладников». Если вы следовали моим рекомендациям по заведению справочников (тарифы сотрудников на окладе рассчитываются исходя из 30 дней), то в расписании работы «окладников» необходимо заполнить все дни работы.
 
 
ПЛАНИРОВАНИЕ РАСПИСАНИЯ
 
Очень интересный и важный раздел для тех, кто действительно занимается анализом работы ресторана и стремится сократить расходы. Благодаря статистическим данным по продажам вашего ресторана в системе iiko, можно скорректировать расписание работы сотрудников, исходя из объема планируемой выручки. Если, согласно данным за аналогичный период в прошлом, ожидается, что объем продаж в какой-либо день будет меньше, значит и количество официантов нужно сократить.
Предположим, что вы создали график. В отчете «Планирование расписания» вы можете сразу увидеть, на какую сумму фонда заработной платы следует рассчитывать в текущем или планируемом месяце. Проставьте ежедневные выручки по дням недели, исходя из данных вашей собственной статистики. Только не занимайтесь приписками, подойдите к этому вопросу максимально реалистично. По окончании процесса формирования плана выручки, вы увидите новую интересную цифру – % ФЗП в выручке. В идеале эта величина должна быть не более 25% от выручки ресторана. Но это уже, конечно, зависит от характера заведения.
Если результат вас устраивает, то можно ничего не предпринимать и продолжать работать по запланированному графику. В противном случае надо заняться корректировкой расписания. Сделать это нетрудно. Программа отображает % ФЗП на каждый день. Вы можете убрать лишние, на ваш взгляд, смены у сотрудников. Например, вы можете заметить, что в определенный день с работой вполне справляются 4 официанта, а у вас в графике их 6! Двоих удаляем. Тут важно не «переусердствовать» и не поудалять всех J. Зато можно задуматься и создать новые смены. Так, если львиная доля выручки приходится на время бизнес-ланча, а вечером гостей не так много, то можно ввести пятидневный график работы с 10.00 до 19.00 вместо графика 2/2 с 10.00 до 23.00 (условно). В общем, попытайтесь найти золотую середину.
Кроме того, хочу отметить, что раздел «Планирование расписания» хорош еще и тем, что можно делать анализ отдельно по подразделениям и всегда можно детально подойти к процессу формирования ФЗП.
 
 
ИТОГИ МЕСЯЦА. СВОДНЫЙ ОТЧЕТ ПО ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЕ
 
Сводный отчет по заработной плате – самый важный для понимания того, сколько сотрудники отработали часов, какие у них премии и штрафы, выплачивались ли им авансы, и на какую сумму они могут рассчитывать в итоге. Отмечу, что в системе iiko сами сотрудники также видят, сколько заработали, и, следовательно, они не будут удивлены результатами расчета. Без этого отчета – лично мне – никуда... По данным отчета я анализирую, сколько заработало каждое подразделение, а также сравниваю полученный результат с данными прошлых периодов. Если вдруг замечен недочет, то всегда можно скорректировать данные в «Персональном отчете» конкретного сотрудника.
 
 
ЗАВЕРШЕНИЕ МЕСЯЦА. ВЫПЛАТА ЗАРПЛАТЫ
 
Ну и конечно, стоит внимания документ под названием «Платежная ведомость». В ней мы сразу видим, кто, кому и сколько должен. Одним движением руки можно выдать зарплату сотрудникам полностью или частично. Ну а если снова замечена какая-то погрешность в расчетах (забыли кого-то премировать, например), это не проблема: меняйте данные прямо в ведомости, и они скорректируются во всей программе. Все!
Вы спросите, сколько времени у меня уходит на настройку системы? Поверьте, совсем немного. Я даже учеников в Университете обучаю этому процессу за 1,5 часа. Сколько времени у меня занимает расчет месячной зарплаты? Всего пару-тройку часов в месяц, чтобы проверить и подкорректировать данные.  Уделяйте больше времени увеличению выручки!

Статья из авторская колонки Георгия Ташкера на сайте www.restoranoff.ru

горячая вакансия
Оставить заявку
Оставить заявку
Статьи

Уже к 2030 году навыки программирования будут необходимы каждому работнику.

Мы строим компанию, которая может кормить десятки тысяч людей в день. Эффективно, вкусно и доступно.

Факт и план: с чего начать?

Топ-50 лучших ресторанов мира.

9 трендов мирового ритейла. Борьба за покупателя.

Все статьи →

Наши клиенты

Столовая "Подсолнухи" (г.Новосибирск)

Стрелковый клуб "Сибирь" (г.Новосибирск)

Магазин-кофейня «Blackwood Coffee Roastery» (г. Новосибирск)

Бургерная «МясоROOB» (г. Новосибирск)

Cafe & Bakery «KOOK» (г. Новосибирск)

Все клиенты →

Наши партнеры
© 2009-2016 Автоматизация и мониторинг «АкваБайт»